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    会议知识
  • 【公司】会议安排细则-杭州会议【服务】

  • 信息来源:杭州伍方会议【服务】   最后发表时间:2015-11-02   浏览量:4379
  • (一)会议分工
         会议应视情况明确设定秘书组、会务组、后勤医疗组、保卫组等工作组,重要会议可设专职【服务】员,并请后勤、保卫等人员做好治安、救护、餐卫等项工作。
         1、秘书组
         其主要任务是负责会议讲话稿、会议议程、会议指南等材料的整理、报审及会议的报道宣传工作,并协助会务组做好相应工作。
         2、会务组
         其主要任务是负责会议会务工作,包括:(1)下达会议通知;(2)负责报道登记,发放入场证件、纪念品和会议相关材料等;(3)迎送、接待主讲人,负责食宿安排;(4)支付各类费用;(5)财务结算。
         3、保卫组组织人员对会场进行安全检查,疏通通道,开启安全门等,同时协助会务组做好相应工作。
         4、后勤医疗组:做好会议期间人员的应急医疗工作。
         在整体运作过程中秘书组、会务组等各司其职,但又需要默契配合,互相支援,形成一个整体,保证会议顺利进行。
         (二)会议通知
         1、通知应简明准确,主要包括会议内容、参会人员范围、时间、会期、开会和报到地点、是否需要报名单、联系人及电话等。
         2、通知发出后,应即落实有关负责人是否收到,并统计好参会人数。若需报名单,则要注意统计姓名、性别、职务等项。
         3、大型会议应当印制会议指南。内容包括参会人员及会务人员的姓名、单位、职务、房间号和就餐时间、地点以及其他注意事项等内容。(会议秩序册应在参会人员报到时发放)
         4、需分组座谈的,应指定座谈地点、召集人等。
         (三)会议材料准备
         1、会议材料准备包括领导讲话、主持词、典型发言、会议议程等。应注意材料的数量、篇幅与会议时间安排一致。会议材料均应经相关领导阅知,会前送交讲话者本人。
         2、会务人员应对材料的印刷、装订把好关,应注意是否齐全。如有可能,会务人员应与相关处室逐页核对。主持人、讲话人对材料的纸张、字号大小等有特殊要求的,均应尽量满足其要求。
         (四)会场布置
         会场布置应包括以下各项:落实会场场地、会标悬挂、电源、灯光、音响、投影、录音录象【设备】、饮水器具、主席台和会议桌上物品摆放、座次排列、空调【设备】及安全出入等。(要做好后备电源、扩音【设备】及值班电工等应急安排)
         1、会场布置形式
         会场布置形式可根据会议的内容、发言人及参会人员数量而定。会议内容主要为传达文件,而发言人数量较少、参会人数又较多时,宜采取分排式就座。座谈或听取汇报的会议,宜采取圆桌式就座。
         2、座次排列
         座位的顺序一般以座位的面向为准,先中间,后左、右,依次向两边摆放。对人员的座次排列、人员排序均有严格要求。一般规律应是:
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