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    会议知识

                                  组织接待【服务】

总结【我们】提供会议【服务】的经验,一般而言,您的会议确定以及成功举行,大多经过以下几个环节:


会前【服务】

 会前工作是整个会议接待的开始,是确保整个会议接待顺利进行的前提条件。其主要内容如下:

1、会议筹办方与主办者洽谈。

2、会议筹办方向主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、会议筹办方邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

4、会议筹办方与会议主办者确认会议接待方案。

5、会议筹办方与会议主办者签订会议接待标准合同。

6、会议筹办方确认会议主办者预付会议订金事宜。

7、会议筹办方在会议举办前制定会议工作人员【服务】标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务【服务】及公关礼仪、翻译、通讯及文秘【服务】。)

会中【服务】

1.会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等【服务】。提前在酒店、会议室摆放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2.会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。

3.会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4.会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。

5.会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。

6.会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

7.会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8.会议【服务】:会议代表合影留念、为代表提供文秘【服务】及相关【服务】。

会后【服务】

会后工作是整个会议接待的收尾阶段,很多会议【公司】对该环节缺乏错误的理解,认为现场会议结束意味着会议接待也就完了,其实不然,会议之后还有一些很重要的工作要进行,其主要内容如下:

1、会务【服务】的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。

4、欢送代表工作,如送机。 

 主要程序为:

策划:【我们】提供会展企划代理,告诉【我们】你的想法或者点子,【我们】为你提供可行性方案、会议回执,【我们】过去的成功经验,都将成为您成功举办会议的基础。

咨询:在此阶段,【我们】将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。

考察:在双方进一步取得互信后,【我们】会安排您或者您的代表到目的地考察【我们】为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的【设备】细节等等,并在此阶段就【服务】项目、【服务】流程、推进计划、【服务】价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务。

确定:这个时间需要的是耐心与细致——【我们】得一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关【服务】协议。

执行:严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间,双方需要口头或书面承诺原来协议以外的【服务】视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

结算:双方财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算。

 

参考资料:http://baike.baidu.com/view/3778870.htm

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